Das moderne Office-Management ist bunt wie ein Frühlingsstrauß. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren und strukturieren. Für jeden Anwender ist die Organisation individuell. Gerade diese Individualität der einzelnen Teammitglieder macht es den Entscheidern und den Anwendern nicht einfacher, sich digital neu zu organisieren. Oftmals mangelt es an Zeit und einem erfahrenen Projektleiter bzw. -verantwortlichen. Somit wird das Projekt ORGA einfach mal auf unbestimmte Zeit nach hinten verschoben. Die daraus enstehenden, unsichtbaren Folgekosten und mangelhaften Strukturen sind vielen Führungskräften nicht bewusst und klar.
Gerade im Mittelstand wird es sehr häufig den Führungskräften und deren Teams eigenständig überlassen, wie und in welcher Form sie sich selbst organisieren. In der Regel ist es eine Mischung aus gewachsenen Strukturen und persönlichem Arbeitsstil, was in dem einen oder anderen Fall einem (guten) Eintopf ähnelt. Hier möchte ich betonen, dass ein Eintopf eine sehr gute Ernährungsgrundlage ist und auch in keiner Küche fehlen sollte. Ähnlich ist es bei der täglichen Ablage – entscheidend ist das Verhältnis von Datenmenge, -form sowie Plattform und dem dahinterstehenden Zeitaufwand.
Hier 10 häufige Organisationsfehler mit der einfachen Folge „SUCHEN“:
- Sich keine Zeit nehmen für die Ablage und in die „Aufschieberitis“ verfallen
- Keine digitale Organisationssysteme nutzen, B. CRM
- Keine Prozesse vor Augen haben – bei Fach- und Führungskräften gleichermaßen
- Abläufe, Prozesse sind im Team nicht bekannt
- Keine zentrale Ablage
- Mailpostfach wird neuer Ablageort
- Ablagestruktur 1:1 aus der Papierablage in die digitale Ablage übernehmen
- Falsche Dateinamen
- Langes „Suchen“ einfach als normale Tätigkeit hinnehmen
- Ablage delegieren