Das moderne Office-Management ist bunt wie ein Frühlingsstrauß. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren und strukturieren. Für jeden Anwender ist die Organisation individuell. Gerade diese Individualität der einzelnen Teammitglieder macht es den Entscheidern und den Anwendern nicht einfacher, sich digital neu zu organisieren. Oftmals mangelt es an Zeit und einem erfahrenen Projektleiter bzw. -verantwortlichen. Somit wird das Projekt ORGA einfach mal auf unbestimmte Zeit nach hinten verschoben. Die daraus enstehenden, unsichtbaren Folgekosten und mangelhaften Strukturen sind vielen Führungskräften nicht bewusst und klar.

Gerade im Mittelstand wird es sehr häufig den Führungskräften und deren Teams eigenständig überlassen, wie und in welcher Form sie sich selbst organisieren. In der Regel ist es eine Mischung aus gewachsenen Strukturen und persönlichem Arbeitsstil, was in dem einen oder anderen Fall einem (guten) Eintopf ähnelt. Hier möchte ich betonen, dass ein Eintopf eine sehr gute Ernährungsgrundlage ist und auch in keiner Küche fehlen sollte. Ähnlich ist es bei der täglichen Ablage – entscheidend ist das Verhältnis von Datenmenge, -form sowie Plattform und dem dahinterstehenden Zeitaufwand.

Hier 10 häufige Organisationsfehler mit der einfachen Folge „SUCHEN“:

1. Sich keine Zeit nehmen für die Ablage und in die „Aufschieberitis“ verfallen
2. Keine digitale Organisationssysteme nutzen, B. CRM
3. Keine Prozesse vor Augen haben – bei Fach- und Führungskräften gleichermaßen
4. Abläufe, Prozesse sind im Team nicht bekannt
5. Keine zentrale Ablage
6. Mailpostfach wird neuer Ablageort
7. Ablagestruktur 1:1 aus der Papierablage in die digitale Ablage übernehmen
8. Falsche Dateinamen
9. Langes „Suchen“ einfach als normale Tätigkeit hinnehmen
10. Ablage delegieren

5 pragmatische Lösungsansätze für den Alltag:

1. Regelmäßiges Lean-Management, CleanDesk oder 5-S.  … – Kurzgesagt ein aufgeräumter Schreibtisch
2. Arbeiten mit Digitalen Systemen, z. B. CRM
3. Projektorientiertes Arbeiten einführen und leben
4. Organisationsabläufe im Team, eigene Punkte im wöchentlichen Jour Fix
5. Zeit stoppen für Suchen von Unterlagen.
6.  Abläufe im Team reflektieren und Änderungen vorantreiben

Wenn Sie das eine oder andere Verhaltensmuster auch in Ihrem Team erkennen und sich fragen: Warum ist das so? Dann antwortet die ORGA-Expertin Ilse Kuhn: „Veränderung ist komplex – nicht die Technik ist die Herausforderung, sondern die Anwender, die Menschen sind es.“ Je länger ein Team zusammenarbeitet, um so schwieriger wird es, aus eigener Kraft eine schnelle Veränderung voranzutreiben. Oftmals helfen hier externe Impulse besser als tausend Wiederholungen.